Sie können diese Anforderungen an barrierefreie PDFs gern für Ihr Anforderungsmanagement nutzen.
Mindest-Standard und Qualitätssicherung
Definieren Sie für Ihre Organisation einen Mindest-Qualitätsstandard für barrierefreie PDF-Dokumente. Das gilt insbesondere, wenn unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammenarbeiten.
Nehmen Sie regelmäßig Stichproben von PDF-Dokumenten. Bitte beachten Sie auch, dass eine automatische Prüfung mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker nicht ausreicht, um ein PDF auf Barrierefreiheit zu prüfen.
Beachten Sie: Schon in der Konzeption können schwerwiegende Fehler passieren. Dazu gehört die Verwenndung unzureichender Kontraste.
WCAG als Standard für barrierefreie PDF
Standard für barrierefreie PDFs ist nicht PDF Universal Accessibility, kurz PDF UA. Sowohl in der EU als auch in anderen großen Körperschaften wie der amerikanischen Bundesregierung sind die Web Accessibility Guidelines in der aktuellen Version als Basis-Standard für barrierefreie PDFs festgelegt. Das heißt, die Anforderungen der WCAG 2.1 AA gelten als Basis-Anforderung für barrierefreie PDF-Dokumente. PDF UA formuliert lediglich technische Anforderungen an barrierefreie PDFs, deckt aber nicht alle Anforderungen von barrierefreien PDFs ab.
Legen Sie in Ihren Anforderungen grundsätzlich fest, dass Sie PDFs nach WCAG 2.1 AA haben möchten.
Exkurs: PDF Reflow – Umfliessen ist nicht Teil des Standards
Der sogenannte Umfliessen-Modus oder PDF Reflow ist nicht Teil des PDF- bzw. des PDF-UA-Standards.
Richtig ist, dass es eine Anforderung zum Umfliessen in den Barrierefreiheits-Standards gibt. PDF Reflow ist allerdings eine propritäre Technik von Adobe, die auch nur im Adobe Reader bzw. Acrobat funktioniert. Zudem ist die Technik fehleranfällig und sollte auch deshalb nicht verwendet werden. Mit dem Liquid-Mode hat sich das thema Umfliessen auf andere Weise erledigt.
Checkliste für Anforderungen an barrierefreie PDFs
Alle Inhalte sind korrekt ausgezeichnet. Dazu gehören insbesondere Überschriften, Auflistungen, Absätze, Tabellen.
Alle Grafiken haben eine alternative Beschreibung
Alle nicht-inhaltstragenden Elemente sind als Artefakt gekennzeichnet (für Nutzer von Hilfstechnik unsichtbar). Das gilt vor allem für Elemente, die sich auf jeder Seite wiederholen wie Kopf- oder Fußzeilen.
Die Metadaten sind in den Dokumenteigenschaften hinterlegt.
Alle Elemente erscheinen in einer logischen Lese-Reihenfolge.
Die Dokumentensprache ist korrekt hinterlegt. Größere Abschnitte in Fremdsprachen sind korrekt ausgezeichnet.
Es sind möglichst keine Sicherheitsmechanismen aktiviert. Insbesondere ist der Zugriff durch assistive Technologien sowie das Kopieren von Text erlaubt.
Grafiken enthalten keinen längeren Text. In Grafiken wie Diagrammen enthaltener Text wird immer in einer Text-Alternative etwa als Fließtext oder Tabelle angeboten.
Der Dateiname ist selbsterklärend.
Der Titel des Dokuments wird in der Titelleiste des Adobe Reader angezeigt, nicht der Dateiname.
Bitte beachten Sie: PDF Reflow ist nicht Teil von PDF UA oder WCAG 2.1 AA. Außerdem steht es Ihnen frei, über den Standard hinaus zu gehen.
Anforderungen an barrierefreie PDF-Formulare
Formulare sind ohne weitere Maßnahmen am Bildschirm ausfüllbar. Die Nutzbarkeit für Blinde und Sehbehinderte wurde sichergestellt.
Die Nutzbarkeit per Tastatur, insbesondere die Verwendung des Tabs in einer sinnvollen Reihenfolge ist sichergestellt.
Pflichtfelder sind eindeutig gekennzeichnet.
Die Eingabefelder sind per Label eindeutig einander zuordnbar.
Fehlerhafte Eingaben sind, wo möglich erkennbar.
Bei der Gestaltung werden Konventionen eingehalten. Dazu gehört etwa die übliche Reihenfolge für Eingaben wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon und so weiter.
Anforderungen an Tabellen in barrierefreien PDFs
Taaellen werden in einer logischen Reihenfolge vorgelesen. WICHTIG: Sind Daten-Tabellen nicht logisch aufgebaut, sind sie für Blinde praktisch nicht verwendbar.
Für komplexe Tabellen ist eine für Blinde sichtbare Beschreibung hinterlegt.
Tabellen-Überschriften sind ausgezeichnet.
Testing
Der Dienstleister hat eine Prüfung mit Adobe Acrobat Pro oder einem ähnlichen Tool wie Kofax Power PDF durchgeführt.
Sie können eine Prüfung mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker durchführen. Nicht alle roten Felder sind für die Praxis relevant, der Ersteller sollte allerdings erklären können, warum diese Fehler auftreten.
PDFs mit Screenreader auf Barrierefreiheit prüfen
Anforderungen an barrierefreie Dokumente
Im Folgenden möchte ich erläutern, welche Anforderungen digitale Dokumente an die Barrierefreiheit stellen. Mit Dokumenten sind typishe Dokumente wie Word oder PowerPoint gemeint.
Trennung von Struktur und Gestaltung
Das Erste, was die meisten Leser tun werden ist, ihr Programm oder ihren Reader den persönlichen Lese-Vorlieben anzupassen. Sehbehinderte erhöhen die Schriftgröße, Menschen mit Leseschwäche stellen eine andere Schriftart ein und so weiter. eBook-Reader und Lese-Anwendungen erlauben eine umfangreiche Schriftanpassung.
Das heißt, Ihr Buch wird fast nie so beim Leser ankommen, wie Sie es gestaltet haben. Freuen Sie sich darüber, denn so ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Buch auch gelesen und weiter empfohlen wird. Die Bequemlichkeit des Lesers geht immer vor den ästhetischen Ansprüchen des Autors oder Gestalters.
Verzichten Sie deshalb auf komplexe Gestaltungselemente. Die Fähigkeiten der Reader bei der Schriftbildanpassung sind sehr unterschiedlich. Eine komplexe Formatierung kann dazu führen, dass das Buch schlecht lesbar und anpassbar ist. Zudem kennen sich nicht alle Nutzer gut genug mit ihrem Gerät aus, um die nötigen Anpassungen selbst vorzunehmen. Die Anpassbarkeit ist also keine Entschuldigung dafür, ein schlecht lesbares Dokument zu veröffentlichen. Viele Leute schauen sich auch Leseproben in Anwendungen wie Amazon Blick ins Buch oder Google Books an, dort können sie das Design nicht anpassen. Es kann tatsächlich passieren, dass sich jemand gegen den Kauf eines Buches entscheidet, weil ihm das Layout nicht gefällt. Denken Sie über Ihr eigenes Kaufverhalten nach.
Die Trennung von Struktur und Gestaltung hängt stark mit dem Thema Semantik zusammen. Die Struktur-Elemente besagen, welche Rolle ein bestimmtes Element innerhalb eines Dokumentes hat. Eine Überschrift vermittelt dabei sowohl auf der visuellen als auch auf der strukturellen Ebene, dass sie eine Überschrift ist, dasselbe gilt für alle weiteren semantischen Elemente.
Das Mehrkanal-Prinzip
Das Mehrkanal-Prinzip besagt, dass eine Information über mindestens zwei Sinne zugänglich sein sollte. Das heißt zum Beispiel, dass in einem Video gesprochener Text per Untertitel vermittelt wird oder Grafiken einen Alternativtext für Blinde haben.
Das ist bei Texten nicht ohne weiteres machbar, auf der inhaltlichen Ebene können Sie aber durchaus Hilfen einbauen, die das Verständnis erleichtern.
Dazu gehört zum Beispiel die Ergänzung schwer verständlicher Sachverhalte durch Grafiken oder Illustrationen. Sie wissen vielleicht, dass Menschen unterschiedliche Informationskanäle bevorzugen. Visuelle Menschen schauen sich lieber Grafiken an, andere ziehen Text vor. Für viele ist es einfacher, Informationen zu verstehen, wenn Sie textlich und grafisch vermittelt werden.
Eine andere Möglichkeit, die Verständlichkeit zu unterstützen sind inhaltliche Wiederholungen. Sie sind normalerweise verpönt, allerdings enthalten Sachbücher so viele Informationen, dass zahlreiche Leser davon profitieren, wenn komplexe Sachverhalte anders formuliert wiederholt werden. Wissenschaftliche Sach- und Lehrbücher werden normalerweise nicht von vorne bis hinten durchgelesen, so dass viele Informationen beim oberflächlichen Lesen verloren gehen.
Das Mehrkanal-Prinzip meint aber auch, dass eine Information nicht nur auf einer Ebene vermittelt wird, im Buch wäre das visuell. Die Einrückung eines Textblocks ist für den Blinden nicht erkennbar, während ein Sehender sofort sieht, dass es sich um ein Zitat handelt. Für den Blinden wird das Mehrkanal-Prinzip über die Semantik erfüllt. Für andere Gruppen sind andere Hilfen jenseits der Textformatierung denkbar. Viele vor allem wissenschaftliche Bücher verwenden Symbole, um die Bedeutung bestimmter Abschnitte zu vermitteln. So kann ein wichtiger Block beispielsweise mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet werden, während ein Aufgabenblock mit einem Fragezeichen markiert wird. Das ist zugegebenermaßen nicht gerade subtil, aber für Manche ist es hilfreich.
Semantik
Die Semantik erlaubt es einem Programm, die Aufgabe eines Elements automatisch zu ermitteln. Sie können einen Text ein wenig fetten und vergrößern, um zu zeigen, dass es sich um eine Überschrift handelt. Für Blinde ist das aber nicht erkennbar. Für sie ist es wichtig, dass eine Überschrift über HTML als Überschrift kenntlich gemacht wird.
Diese semantischen Elemente sind gemeinsam mit der Trennung von Struktur und Gestaltung entscheidend dafür, dass Dokumente barrierefrei sind. Die Trennung von Struktur und Gestaltung lässt sich auch ohne Semantik vornehmen, dann kann aber nicht mehr von einem barrierefreien Buch gesprochen werden.
Mit Semantik ist auch gemeint, dass die Elemente nur ihrer Aufgabe gemäß eingesetzt werden. Man kann zum Beispiel das Zitat-Element verwenden, um einen Text einzurücken. Das verwirrt aber nur die Leser und kann auch eine Ursache für eine fehlerhafte Darstellung sein.
Diese Elemente bringen auch handfeste Vorteile für die visuelle Gestaltung. Sie können als Schablone für das Design verwendet werden. Sie kennen das als Formatvorlage aus der Textverarbeitung. Wenn Sie zum Beispiel ein Element als Überschrift formatiert haben, genügen ein paar Zeilen CSS, um sämtliche H1-Überschriften zu verändern. Über CSS-Klassen haben Sie aber auch die Möglichkeit, verschiedene Designs für die H1 festzulegen, wenn sie zum Beispiel in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet wird.
Semantische Elemente gibt es auch auf der Ebene der Kapitel sowie auf der Buch-Ebene. So können Kapitel als Vorwort, Index oder Impressum gekennzeichnet werden, um den schnellen Zugriff auf diese Bereiche zu erleichtern. In den Dokumenten-Eigenschaften können Informationen abgelegt werden, wie sie in Buch-Datenbanken verwendet werden: Autor, Titel, ISBN und so weiter. Diese Meta-Daten werden auch in den meisten Lese-Geräten anstelle des Dateinamens angezeigt.
Verständlichkeit
Es leuchtet ohne Weiteres ein, dass ein Text so verständlich wie möglich sein sollte. Selbst Experten können nur ein gewisses Maß an Komplexität verarbeiten.
Da ich das Thema Verständlichkeit ausführlich in meinem Buch „Barrierefreiheit im Internet“ behandelt habe, möchte ich an dieser Stelle nicht mehr so intensiv darauf eingehen. Sie sollten sich vor Augen halten: Je verständlicher Ihr Buch ist, desto größer ist auch die potentielle Käuferschaft.
Der zweite Aspekt neben der inhaltlichen Verständlichkeit ist die verständliche Darstellung auf der visuellen Ebene. Wenn die Absätze aneinander kleben, die Informationen schlecht strukturiert sind oder die Darstellung zu komplex ist, sinkt auch die Verständlichkeit.
Navigationshilfen
Je länger und komplexer das Dokument ist, desto wichtiger sind Navigationshilfen. Dazu gehört nicht nur das Inhaltsverzeichnis, das aber natürlich besonders wichtig ist.
Wenn Sie nicht alle Überschriften-Ebenen benötigen, können Sie untergeordnete Überschriften wie etwa die <h6> dazu verwenden, Tabellen und Grafiken zu indizieren. Diese Elemente tauchen normalerweise nicht im Inhaltsverzeichnis auf, können aber in ein eigenes Tabellen- und Abbildungsverzeichnis aufgenommen werden. Denken Sie aber daran, dass es in einem ePub immer nur ein reguläres Inhaltsverzeichnis gibt.
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, das Abbildungs- und Tabellenverzeichnis in das Inhaltsverzeichnis zu integrieren. Visuell orientierte Menschen studieren lieber Grafiken als Text. Alle Verzeichnisse sollten in das reguläre Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden.
Zu den unterstützenden Zusätzen gehören auch ein Index oder ein Glossar. Sie erleichtern es, sich schnell und gezielt durch den Text zu bewegen.
Lesefluss und logische Lesereihenfolge
Die Lesereihenfolge beschreibt wie der Text gelesen wird. Normalerweise haben Sie einen einheitlichen Lesefluss, die Frage ergibt sich nicht, in welcher Reihenfolge die einzelnen Textbausteine gelesen werden.
Anders sieht es aus, wenn Sie einen mehrspaltigen Text oder eine Marginalspalte einsetzen, Für Sie ist eindeutig erkennbar, welcher Kommentar zu welchem Textabschnitt gehört, für Blinde ist es das nicht. Es kann durchaus passieren, dass zuerst alle Texte der Marginalspalte vorgelesen werden und dann die Texte in der Hauptspalte. Bei PDFs kommt es häufig vor, dass die Kopf oder Fußzeile auf jeder neuen Seite vorgelesen wird, obwohl der Leser diese Information an dieser Stelle nicht benötigt. Dadurch wird der Lesefluss gestört, der Leser verliert den Faden. Deswegen ist es wichtig, solche Elemente aus dem Lesefluss heraus zu nehmen.
In der Leichten Sprache werden Informationen textlich und visuell durch Grafiken oder Illustrationen vermittelt. Auch dabei ist es wichtig, Text und zugehörige Grafik eindeutig einander zuordnen zu können.
Orthographie und Zeichensetzung
Natürlich werden Sie Rechtschreibung und Grammatik gründlich überprüfen, aber wussten Sie auch, dass das die Barrierefreiheit verbessert?
Die heutigen Vorleseprogramme verfügen über große Wörterbücher, in denen es klare Informationen dazu gibt, wie bestimmte Wörter ausgesprochen werden. Das kann aber auch dazu führen, dass Fremdwörter gar nicht verstanden werden, weil sie wegen eines Tippfehlers falsch ausgesprochen werden. Das gilt nicht nur für Fremdwörter: So wird der „Weg“ anders ausgesprochen als das Wort „weg“.
Die Satzzeichen spielen ebenfalls eine große Rolle bei der Aussprache. Lesen Sie einmal einen Text laut vor, Sie werden feststellen, dass Sie beim Komma automatisch eine kleine Atempause machen und beim Punkt die Stimme leicht runtergeht. Die Sprachausgabe macht das ebenfalls. Diese kleine Pause hilft dem Leser und Hörer dabei, das Gesprochene kurz zu verarbeiten und sich einzuprägen. Deshalb ist das Fehlen solcher Satzzeichen störend.
Achten Sie auch darauf, die korrekten Zeichen umsetzen. Ein normaler Leser mag nicht den Unterschied zwischen dem Dreipunkt und der Elipse erkennen können, aber in Braille zum Beispiel macht das durchaus einen Unterschied. Der Dreipunkt sind drei einzelne Zeichen, die Elipse ist nur ein Zeichen in Braille. Ebenso können Blinde leicht den Unterschied zwischen einem Bindestrich und einem Gedankenstrich erkennen.
Außerdem können Tippfehler die Lesbarkeit verschlechtern. Sie kennen das vielleicht: Man stolpert leicht über falsch geschriebene Wörter. Das gehört zu den Irritationen, die wir vermeiden wollen.
Häufig wird diskutiert, wann ein Bindestrich sinnvoll ist. Bindestriche sind vor allem in langen zusammengesetzten Wörtern sinnvoll, sofern die Konvention diese Bindestriche nicht verbietet, das kann zum Beispiel bei Eigennamen der Fall sein. Zusammengesetzte Wörter werden dadurch lesbarer, weil zuerst der erste Teil, dann der zweite Teil des Wortes gelesen werden kann.
Egal, was Sie machen, wenn Sie sich einmal entschieden haben, sollten Sie das beibehalten. In diesem Fall ist es meiner Ansicht nach in Ordnung, gegen geltende Regeln zu verstoßen, wenn sie die Lesbarkeit verschlechtern. Korrekte Orthographie ist kein Wert an sich und niemand außer öffentlichen Einrichtungen und Schulen ist rechtlich dazu verpflichtet, sich daran zu halten.
Konsistenz und Konventionen
Mit der konsistenten Gestaltung ist gemeint, dass ähnliche Elemente ähnliche Aufgaben im Buch übernehmen.
Auf der einen Seite ist es sinnvoll, so wenige Gestaltungs-Elemente wie möglich zu verwenden. Es gibt einige Formen, um Hervorhebungen zu machen und häufig werden sie kunterbunt verwendet. Oftmals versteht der Leser gar nicht, was der Autor mit der Hervorhebung eigentlich sagen will. Ist die Stelle besonders wichtig, ist es eine Anspielung, ein Zitat oder Ironie? Je weniger Gestaltungs-Elemente Sie verwenden, desto geringer ist auch die Gefahr von Formatierungsfehlern.
Mit konsistenter Gestaltung ist auch gemeint, dass Wörter nicht in unterschiedlichen Schreibweisen auftauchen sollten. Das wird auch als Konvention bezeichnet.
Bei Konventionen handelt es sich um geschriebene oder ungeschriebene Regeln, die oft, aber nicht immer, sinnvoll sind. So fängt ein gedrucktes Buch nie auf einer geraden Seite an, die Titelei ist immer auf einer ungeraden Seite und so weiter. Allerdings sind Konventionen nur sinnvoll, wenn sie dem Leser helfen oder zumindest nicht stören. Leerseiten in einem eBook sind so sinnvoll wie ein Staubsauger auf einer Mülldeponie.
Andererseits müssen Sie sich in bestimmten Bereichen an Konventionen halten. Im wissenschaftlichen Bereich wird auf eine bestimmte Weise zitiert, Behörden-Dokumente verlangen eine bestimmte Form und so weiter. Achten Sie aber darauf, dass Sie diese Konventionen konsistent im ganzen Dokument umsetzen. Wenn Sie sich zum Beispiel für eine bestimmte Form der Hervorhebung entschieden haben, sollte diese im gesamten Dokument durchgehalten werden.
Sie benötigen eine Beratung zu barrierefreien PDF, dann kontaktieren Sie meinen Kooperationspartner Silta.